Làm sao để tối ưu quản lý cho quán café nhỏ với TECHRES?

Với những quán café nhỏ, việc quản lý chi tiết từng quy trình trong vận hành là yếu tố quan trọng để tiết kiệm chi phí, tránh thất thoát và tạo nên trải nghiệm khách hàng tích cực. TECHRES mang đến một hệ thống quản lý toàn diện, tích hợp từ quản lý đơn hàng, theo dõi chi phí đến quản lý nhân sự, giúp tối ưu hóa mọi hoạt động của quán. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể, chi tiết từng bước để áp dụng TECHRES vào quản lý quán café nhỏ, đảm bảo quán vận hành trơn tru và tăng hiệu quả kinh doanh.

Tối ưu quản lý cho quán café nhỏ

Làm sao để tối ưu quản lý cho quán café nhỏ với TECHRES?

1. Lựa chọn Giải pháp bán hàng phù hợp với quy mô quán

TECHRES cung cấp Giải pháp bán hàng 1 được thiết kế riêng cho các quán café nhỏ có quy mô từ 20 bàn trở xuống. Giải pháp này được cấu hình đơn giản nhưng tích hợp đầy đủ tính năng cần thiết cho hoạt động hàng ngày của quán:

• Nhận order nhanh chóng và chính xác: Nhân viên quán có thể nhận order từ khách ngay tại bàn bằng cách sử dụng ứng dụng TECHRES ORDER trên điện thoại hoặc máy POS cầm tay. Khi nhận order, thông tin sẽ được chuyển trực tiếp vào hệ thống mà không cần nhập lại. Điều này giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách và ngăn ngừa các lỗi như thiếu món, nhầm món do ghi chép thủ công​​.
• Sắp xếp khu vực và quản lý bàn linh hoạt: Ứng dụng cho phép tạo mới, chỉnh sửa khu vực và số lượng bàn dễ dàng. Khi khách đến, nhân viên có thể ghi nhận chỗ ngồi theo khu vực trên ứng dụng, giúp theo dõi từng bàn, số khách tại mỗi bàn, cũng như sắp xếp chỗ ngồi hợp lý vào các giờ cao điểm mà không gặp tình trạng nhầm lẫn​.
• In hóa đơn trực tiếp tại bàn: TECHRES hỗ trợ tích hợp máy POS hoặc máy in hóa đơn tại khu bếp. Sau khi order hoàn tất, nhân viên có thể in bill trực tiếp cho khách hàng ngay tại bàn, tạo trải nghiệm chuyên nghiệp và thuận tiện, đặc biệt khi quán đông hoặc vào những giờ cao điểm​​.

2. Quản lý tài chính minh bạch và chính xác

• Ghi nhận và kiểm soát chi phí nguyên liệu, chi phí vận hành: Chủ quán có thể dễ dàng theo dõi từng khoản chi phí từ nguyên liệu đầu vào đến chi phí vận hành hàng ngày như điện, nước, nhân công. Hệ thống cho phép thiết lập định lượng nguyên liệu cho mỗi món, từ đó tự động trừ kho khi có đơn hàng. Điều này giúp quản lý hàng tồn kho chặt chẽ, hạn chế tình trạng thiếu hụt nguyên liệu hoặc lãng phí do sử dụng không kiểm soát​.
• Thống kê doanh thu chi tiết và theo thời gian thực: Các báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận được hiển thị ngay trên hệ thống và có thể truy cập từ xa. Hàng ngày, chủ quán có thể xem doanh thu tổng, số lượng đơn hàng, doanh thu từng món cụ thể hoặc theo thời gian mong muốn như ngày, tuần, tháng. Từ đó, dễ dàng phân tích xu hướng và đưa ra các điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời mà không cần có mặt tại quán​.

Tối ưu quản lý cho quán café nhỏ

3. Quản lý menu hiệu quả và linh hoạt

• Thiết lập và chỉnh sửa menu dễ dàng: TECHRES cho phép chủ quán tạo mới và chỉnh sửa danh mục món ăn, từ việc thêm món, cập nhật giá, phân loại danh mục thành các nhóm như “Cà phê”, “Nước ép”, “Sinh tố” đến điều chỉnh định lượng nguyên liệu cần thiết cho từng món. Khi cần cập nhật giá món, hệ thống sẽ tự động đồng bộ trên toàn bộ ứng dụng, giúp tránh được sai sót khi nhân viên báo giá​​.
• Quản lý định lượng nguyên liệu tự động: Hệ thống giúp tính toán lượng nguyên liệu tiêu hao mỗi khi có đơn hàng, tự động trừ kho dựa trên định lượng đã được thiết lập. Điều này giúp đảm bảo nguyên liệu không bị thiếu hụt đột ngột và hỗ trợ việc dự báo nhập hàng chính xác hơn. Nếu một món nào đó được gọi nhiều, hệ thống cũng có cảnh báo để chủ quán điều chỉnh lượng tồn kho kịp thời.

4. Sử dụng các tiện ích hỗ trợ quản lý vận hành toàn diện

• Báo cáo và phân tích kinh doanh: TECHRES cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, chi phí và lợi nhuận giúp chủ quán có cái nhìn toàn diện về hiệu quả kinh doanh. Bên cạnh đó, hệ thống còn phân tích các món bán chạy nhất, so sánh doanh thu theo các khung thời gian khác nhau (ví dụ: ca sáng và ca tối) để chủ quán điều chỉnh menu hoặc chiến lược bán hàng cho phù hợp với nhu cầu thực tế​.
• Kiểm soát gian lận và ngăn ngừa thất thoát: Hệ thống cho phép giám sát chặt chẽ các giao dịch thanh toán, theo dõi từng hóa đơn và các thông tin liên quan đến order. Nhân viên sẽ không thể tự ý sửa hóa đơn hoặc thực hiện các thao tác ngoài quy định mà không được chủ quán phê duyệt, giúp ngăn chặn các tình trạng gian lận hoặc thất thoát chi phí​​.

5. Đào tạo và hướng dẫn nhân viên sử dụng hệ thống hiệu quả

• Hướng dẫn sử dụng chi tiết: TECHRES cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết và video đào tạo trực quan, giúp nhân viên nắm vững quy trình từ nhận order, in hóa đơn, thanh toán đến quản lý hàng tồn kho. Từ đó, nhân viên có thể nhanh chóng thích nghi với hệ thống, đảm bảo quy trình phục vụ khách hàng được thực hiện một cách chuyên nghiệp và nhất quán​​.
• Quản lý nhân viên dễ dàng, theo dõi ca làm việc và phân quyền rõ ràng: Chủ quán có thể tạo tài khoản và phân quyền cho từng nhân viên dựa trên chức năng cụ thể như: nhân viên phục vụ, nhân viên thu ngân, hoặc nhân viên pha chế. Mỗi nhân viên sẽ chỉ truy cập được các tính năng liên quan đến công việc của họ, tránh các tình trạng thao tác sai hoặc điều chỉnh thông tin không cần thiết. Hệ thống cũng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, hỗ trợ việc tính lương, quản lý ca làm một cách dễ dàng.

Kết luận:
TECHRES không chỉ mang đến giải pháp quản lý hiệu quả mà còn giúp các quán café nhỏ nâng cao chất lượng phục vụ, tăng tính chuyên nghiệp và giảm thiểu sai sót. Nhờ tính năng quản lý đơn hàng, chi phí, doanh thu, đến kiểm soát hàng tồn kho và hỗ trợ đào tạo nhân viên, TECHRES giúp chủ quán dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh ngay cả khi không có mặt tại quán. Áp dụng TECHRES chính là một bước đi chiến lược giúp quán café của bạn vận hành hiệu quả, xây dựng được sự tin cậy với khách hàng, và tối ưu hóa doanh thu theo từng ngày hoạt động.