Phần mềm quản lý quán cơm – Techres

Phần mềm quản lý quán cơm là giải pháp chuyên biệt giúp các quán cơm bình dân, quán cơm văn phòng, và các mô hình quán cơm tự phục vụ quản lý mọi khía cạnh trong vận hành, từ ghi nhận order, kiểm soát kho, đến theo dõi doanh thu và chi phí. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng tính năng của phần mềm và cách mỗi tính năng giúp quán cơm tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Phần mềm quản lý quán cơm

Chi tiết từng tính năng của phần mềm quản lý quán cơm

1. Quản lý Order tại bàn và đơn mang đi

• Nhận order nhanh chóng và chính xác:
  • Nhân viên sử dụng thiết bị POS cầm tay hoặc điện thoại để ghi nhận order từ khách tại bàn. Các món ăn và số lượng khách yêu cầu sẽ được ghi lại trực tiếp trong hệ thống, giảm thiểu sai sót do ghi tay.
  • Đối với các đơn hàng mang đi, nhân viên cũng nhập trực tiếp các yêu cầu của khách vào phần mềm, bao gồm loại món, số lượng, và ghi chú đặc biệt (nếu có).
• Chuyển order tự động đến khu bếp:
  • Sau khi order được ghi nhận, phần mềm tự động chuyển thông tin order tới khu bếp qua một màn hình hiển thị hoặc máy in hóa đơn bếp. Nhân viên bếp sẽ thấy rõ từng món ăn, số lượng, và yêu cầu đặc biệt, đảm bảo món ăn được chuẩn bị chính xác và đúng thứ tự.
• Theo dõi trạng thái order trong thời gian thực:
  • Mỗi order sẽ có các trạng thái như “Đang chuẩn bị,” “Sẵn sàng giao,” và “Đã hoàn thành.” Nhân viên phục vụ dễ dàng theo dõi và cập nhật trạng thái của từng order để thông báo cho khách khi món đã sẵn sàng hoặc đang trong quá trình chuẩn bị.

2. Quản lý thực đơn và cập nhật giá linh hoạt

• Cập nhật giá món ăn ngay trong phần mềm:
  • Chủ quán có thể dễ dàng thay đổi giá của từng món ăn khi có nhu cầu, chẳng hạn khi nguyên liệu tăng giá hoặc khi có chương trình khuyến mãi. Các cập nhật này sẽ hiển thị ngay lập tức trên hệ thống order để nhân viên áp dụng.
• Phân loại món ăn và tạo mục món đặc biệt:
  • Phần mềm cho phép chủ quán phân loại thực đơn thành các mục như “Cơm gà,” “Cơm sườn,” “Canh chua,” “Rau xào.” Điều này giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và lựa chọn món, giúp quá trình ghi order nhanh hơn.
  • Có thể tạo các món đặc biệt trong ngày hoặc món theo mùa ngay trong hệ thống. Khi cần, những món này có thể dễ dàng thêm vào thực đơn chỉ bằng vài thao tác.

3. Quản lý bàn và khu vực phục vụ trong quán

• Hiển thị tình trạng bàn trong quán theo thời gian thực:
  • Mỗi bàn trong quán được hiển thị trạng thái chi tiết: “Bàn trống,” “Đang phục vụ,” “Chờ thanh toán,” và “Đã thanh toán.” Nhân viên có thể nhanh chóng kiểm tra và sắp xếp khách vào các bàn còn trống mà không mất thời gian kiểm tra từng bàn.
• Gộp bàn và tách bàn linh hoạt:
  • Với các nhóm khách lớn, nhân viên có thể gộp hai bàn lại với nhau ngay trong phần mềm. Nếu khách muốn ngồi riêng lẻ, có thể tách bàn mà không cần điều chỉnh thủ công. Tính năng này giúp tận dụng tối đa không gian quán, phục vụ hiệu quả cả khi khách đông.
• Sắp xếp chỗ ngồi theo khu vực:
  • Phần mềm hỗ trợ sắp xếp các bàn theo khu vực, như khu ngồi trong nhà, ngoài trời, hoặc khu vực yên tĩnh. Nhân viên có thể nhanh chóng điều phối khách đến các khu vực phù hợp với nhu cầu.

4. Quản lý tài chính, doanh thu và chi phí chi tiết

• Theo dõi doanh thu theo thời gian thực:
  • Phần mềm cung cấp báo cáo doanh thu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng một cách chi tiết. Chủ quán dễ dàng xem tổng doanh thu của từng ngày, phân tích doanh thu của từng món ăn, và so sánh doanh thu giữa các khoảng thời gian để đánh giá hiệu quả kinh doanh.
• Kiểm soát chi phí nguyên liệu và vận hành:
  • Ngoài doanh thu, phần mềm cho phép chủ quán nhập chi phí nguyên liệu, chi phí vận hành (như điện, nước), và chi phí nhân công. Báo cáo chi phí sẽ tự động tổng hợp, giúp chủ quán theo dõi chính xác lợi nhuận.
• Báo cáo lợi nhuận tổng quan:
  • Hệ thống sẽ cung cấp báo cáo lợi nhuận tổng quan, so sánh doanh thu với chi phí để tính toán lợi nhuận theo từng thời kỳ. Chủ quán có thể biết được hiệu quả kinh doanh và có quyết định điều chỉnh kịp thời.

5. Quản lý kho và nguyên liệu chính xác, tránh lãng phí

• Tự động trừ kho khi có order:
  • Khi khách gọi món, phần mềm tự động trừ đi lượng nguyên liệu trong kho theo định mức đã cài đặt. Điều này giúp theo dõi lượng nguyên liệu sử dụng hàng ngày, đảm bảo kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ và tránh tình trạng thiếu hụt.
• Cảnh báo nguyên liệu sắp hết:
  • Phần mềm sẽ cảnh báo khi số lượng nguyên liệu giảm xuống dưới mức tối thiểu đã thiết lập. Chủ quán có thể nhận thông báo và đặt hàng bổ sung kịp thời, đảm bảo quán luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng mà không bị gián đoạn.
• Quản lý các nhà cung cấp nguyên liệu:
  • Phần mềm lưu trữ thông tin các nhà cung cấp nguyên liệu, từ đó giúp chủ quán dễ dàng quản lý lịch sử nhập hàng, so sánh giá và đánh giá chất lượng nguyên liệu theo từng nhà cung cấp.

6. Hỗ trợ thanh toán đa phương thức, chuyên nghiệp và nhanh chóng

• Tích hợp nhiều phương thức thanh toán:
  • Khách hàng có thể lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt, thẻ tín dụng, hoặc ví điện tử. Phần mềm xử lý các giao dịch nhanh chóng, đảm bảo khách hàng không phải chờ đợi lâu khi thanh toán.
• In hóa đơn hoặc gửi hóa đơn qua email:
  • Phần mềm cho phép in hóa đơn trực tiếp hoặc gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng qua email. Điều này không chỉ giúp quán tiết kiệm giấy mà còn tạo hình ảnh chuyên nghiệp và thuận tiện cho khách hàng, đặc biệt với các doanh nghiệp và khách hàng yêu cầu hóa đơn điện tử.

Lợi ích chi tiết khi sử dụng phần mềm quản lý quán cơm

• Tối ưu hóa thời gian phục vụ và giảm tải công việc cho nhân viên: Từ ghi nhận order đến thanh toán đều được số hóa, giảm thiểu công việc thủ công cho nhân viên, giúp họ phục vụ khách hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn.
• Đảm bảo tính chính xác trong quản lý order, giảm thất thoát: Với quy trình tự động từ ghi order, quản lý kho đến tính toán chi phí, phần mềm giúp ngăn chặn các sai sót trong ghi nhận thông tin, đồng thời bảo đảm nguyên liệu và tài sản của quán được quản lý chặt chẽ.
• Theo dõi hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định kịp thời: Báo cáo chi tiết về doanh thu, chi phí, lợi nhuận giúp chủ quán nắm bắt chính xác tình hình kinh doanh. Từ đó có thể đưa ra các điều chỉnh về giá, menu, hoặc khuyến mãi nhằm tối ưu doanh thu.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Dịch vụ nhanh chóng, menu rõ ràng và các lựa chọn thanh toán linh hoạt giúp khách hàng hài lòng hơn, tăng khả năng quay lại và tạo dựng uy tín cho quán.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: Quản lý kho, nguyên liệu chặt chẽ giúp quán kiểm soát chi phí hiệu quả, tránh lãng phí do mua thừa nguyên liệu, đồng thời tăng lợi nhuận nhờ giảm các chi phí không cần thiết.

Phần mềm quản lý quán cơm là một công cụ hữu hiệu, giúp chủ quán kiểm soát toàn diện từ phục vụ đến quản lý tài chính, đảm bảo vận hành trơn tru và chuyên nghiệp, hỗ trợ phát triển kinh doanh một cách bền vững và hiệu quả.