A  Đoài Truyền Nghề Săn Nguồn Hàng Nhà Hàng Đỉnh Cao

Sau hơn mười năm lập nghiệp F&B, tôi – A Đoài – nhận ra “mạch máu” giữ quán sống khỏe không phải là décor bóng bẩy hay thực đơn cầu kỳ, mà chính là nguồn hàng nhà hàng ổn định, tươi sạch và giá hợp lý. Nhiều chủ quán mới lao vào bếp với đam mê cháy bỏng, nhưng chỉ một lô thịt hỏng hoặc một lần “vỡ” báo giá thực phẩm sỉ đã đủ kéo profit về con số âm.

Họ vội vàng tìm nguồn hàng theo lời mách, bỏ qua bước test mẫu và đàm phán, để rồi Food Cost phình to, lợi nhuận teo tóp. Bài viết này hé lộ khung quy trình tôi tích lũy suốt thập kỷ: từ tổng hợp bảng giá 3‑5 nhà cung cấp, kiểm nghiệm chất lượng tại chỗ, thương lượng chiết khấu 5‑10 %, đến số hóa kho bằng Google Sheets nhằm kiểm soát food cost luôn dưới 30 %. Đọc xong, bạn sẽ sở hữu “bản đồ kho báu” để biến chuỗi cung ứng thành lợi thế cạnh tranh – và không bao giờ còn nơm nớp vì những cú sốc giá chợ.

10 năm lăn lộn và bài học “hở kho là lỗ”

Tôi, A Đoài, từng mất trắng kho vốn vì không khoá được nguồn hàng nhà hàng. Một lần nhập lô thịt giá rẻ nhưng nhiễm khuẩn, cả quán phải đóng cửa 5 ngày. Sau cú vấp đó, tôi xây mô hình tìm nguồn hàng khoa học, soạn báo giá thực phẩm sỉ chuẩn bảng, test chất lượng bài bản, rồi dựng Google Sheets sau đó chuyển dần sang dùng phần mềm chuyên (số hóa) kiểm soát food cost chặt dưới 30 %. Bài viết này chắt lọc toàn bộ quy trình ấy.

Bản đồ hệ sinh thái nguồn hàng nhà hàng

1. Tìm nguồn hàng: chợ đầu mối, trại liên kết, sàn B2B.
2. Nhận báo giá thực phẩm sỉ từ 3‑5 đầu mối.
   Test tươi sạch và phân hạng A/B/C cho nguồn hàng nhà hàng.
3. Đàm phán chiết khấu 5‑10 % và công nợ 15‑30 ngày.
4. Nhập‑xuất qua Sheets để kiểm soát food cost dưới 30 %.

Thu thập báo giá: bước gốc rễ

• 3 h sáng, tôi lao tới Bình Điền, hỏi ít nhất 9 sạp, chốt báo giá thực phẩm sỉ ngay sổ.
• So bảng giá hiện tại với dữ liệu năm ngoái trong file nguồn hàng nhà hàng.
• Lấy mẫu 1 kg/loại, đóng túi lạnh đưa về lab mini.

Bảng báo giá thực phẩm sỉ in ba bản sẽ là “lá chắn” khi đàm phán hạ giá.

Vì sao phải in 3 bản báo giá thực phẩm sỉ trước khi vào bàn đàm phán?

Bản in	Cách sử dụng tại hiện trường	Lợi thế tạo ra
Bản 1 – Tham chiếu cá nhân	Giữ riêng, ghi chú nhanh giá “chốt miệng” của từng sạp khi bạn đi một vòng chợ.	Không phải nhớ nhẩm – tránh nhầm số, chủ động so sánh ngay lập tức.
Bản 2 – Bản công khai so sánh	Đặt lên bàn khi thương lượng với nhà cung cấp A: “Đây là giá của B và C, anh/chị có thể match hoặc tốt hơn không?”	Tạo “bức tường số liệu” – chứng minh bạn đã khảo sát, ép NCC giảm 5–10 % để giữ khách.
Bản 3 – Bản ký xác nhận	Khi đạt thỏa thuận, yêu cầu NCC ký/ghi giá đã thống nhất, kẹp vào hồ sơ.	Chốt cam kết trên giấy; ngăn việc “sáng nắng chiều mưa” tự ý tăng giá.

Tại sao ba bản lại là “lá chắn”?

1. Tính minh bạch: Nhà cung cấp biết bạn có dữ liệu thị trường, khó “hét” giá cao.
2. Đòn tâm lý: Việc tận mắt thấy bảng so sánh làm họ sợ mất đơn, dễ hạ giá phù hợp.
3. Bằng chứng pháp lý nhỏ gọn: Bản ký tay (bản 3) thay cho hợp đồng tạm; khi về quán, bạn nhập giá vào Google Sheets để duy trì kiểm soát food cost.

Mẹo A Đoài: Trên Bản 2, gạch màu đỏ giá cao nhất, bôi xanh giá thấp; hiệu ứng thị giác khiến đối tác muốn “chuyển đỏ thành xanh”, nhờ đó bạn chốt giá tốt mà không cần đôi co dài dòng.

Test mẫu để bảo chứng thương hiệu

• Dùng nhiệt kế xuyên tâm: thịt ≤ 7 °C; cá ≤ 4 °C.
• Điền Google Form chấm điểm cảm quan.
• Xếp hạng và chọn top A làm nguồn hàng nhà hàng chính.

Nhờ quy trình này, tôi kể câu chuyện minh bạch cho khách và củng cố niềm tin vào nguồn hàng nhà hàng sạch.

Đàm phán chiết khấu 5–10% và lịch thanh toán 15–30 ngày: Tối ưu chi phí cho nguồn hàng nhà hàng

Tại sao cần đàm phán?

Đàm phán chiết khấu và lịch thanh toán giúp giảm áp lực tài chính và tăng lợi nhuận. Với kinh nghiệm của tôi, một nhà hàng có thể tiết kiệm 5–10% chi phí nguyên liệu nếu biết cách thương lượng. Ngoài ra, lịch thanh toán 15–30 ngày giúp nhà hàng có thêm thời gian xoay vòng vốn.

Bí quyết đàm phán

Dưới đây là các chiến lược tôi đã áp dụng để đàm phán khi tìm nguồn hàng:

• Nghiên cứu thị trường: Thu thập báo giá thực phẩm sỉ từ nhiều nguồn để có cơ sở so sánh. Ví dụ, nếu nhà cung cấp A báo giá thịt bò 300.000 VNĐ/kg, trong khi thị trường trung bình là 280.000 VNĐ/kg, bạn có thể đề nghị giảm giá.
• Cam kết mua lâu dài: Đề xuất ký hợp đồng 6–12 tháng với số lượng cố định để nhận chiết khấu 5–10%. Ví dụ, tôi từng nhận chiết khấu 8% từ CP Foods khi cam kết mua 500 kg thịt heo/tháng.
• Yêu cầu ưu đãi cho đơn hàng lớn: Nếu nhập số lượng lớn (ví dụ, 100 kg hải sản/tuần), đề nghị giảm giá hoặc miễn phí vận chuyển.
• Thương lượng thanh toán: Đề xuất thanh toán sau 15–30 ngày thay vì trả ngay. Điều này đặc biệt hiệu quả với nhà cung cấp lớn, có dòng tiền ổn định.
• Tận dụng nhược điểm: Nếu nhà cung cấp có hạn chế (giao hàng chậm, ít mặt hàng), dùng đó làm lý do để yêu cầu chiết khấu.

Giải pháp thực tế

• Chuẩn bị hồ sơ: Cung cấp kế hoạch kinh doanh, dự kiến số lượng nhập hàng, và thông tin tài chính để tạo niềm tin với nhà cung cấp.
• Đàm phán trực tiếp: Gặp mặt hoặc gọi điện thay vì trao đổi qua email để dễ dàng thương lượng.
• Ký hợp đồng rõ ràng: Ghi chi tiết mức chiết khấu, lịch thanh toán, và điều khoản phạt nếu giao hàng trễ hoặc kém chất lượng.

Quy trình nhập‑xuất kho số hóa

Sheets có trigger OnEdit: nhân viên nhập lượng, tồn kho nhích; dashboard so sánh giá nhập và giá menu, báo động đỏ khi kiểm soát food cost vượt 30 %. Sau 6 tháng áp dụng, nguồn hàng nhà hàng của tôi giảm thất thoát đến 20%.

3 kênh tìm nguồn hàng “đa độ sâu”

1. Chợ đầu mối (Bình Điền, Hóc Môn): lợi thế “giá mỏ”, cập nhật báo giá thực phẩm sỉ hằng đêm.
2. Trang trại liên kết: đặt định kỳ heo sạch, rau hữu cơ; duy trì hình ảnh nguồn hàng nhà hàng bền vững.
3. Sàn B2B online: VinEco, FoodHub; vài cú click là nhận 15 báo giá thực phẩm sỉ – giúp tìm nguồn hàng nhanh, so sánh dễ.

Cách làm

• Lập bảng so sánh: Sử dụng Excel hoặc Google Sheets để ghi lại giá cả, chi phí vận chuyển, thời gian giao hàng, và chính sách đổi trả của từng nhà cung cấp. Ví dụ:

Nhà cung cấp	Thịt heo thăn (VNĐ/kg)	Tôm sú (VNĐ/kg)	Rau muống (VNĐ/kg)	Phí vận chuyển
CP Foods	90.000	220.000	–	Miễn phí
Vựa Bình Điền	–	200.000	15.000	50.000/chuyến
Trang trại X	–	–	18.000	30.000/chuyến

• Liên hệ trực tiếp: Gặp mặt hoặc gọi điện để hỏi về chính sách chiết khấu khi mua số lượng lớn, ưu đãi cho khách hàng lâu dài, và khả năng cung cấp ổn định.
• Theo dõi biến động giá: Giá thực phẩm có thể thay đổi theo mùa vụ hoặc thị trường. Cập nhật báo giá thực phẩm sỉ định kỳ 1–2 tháng/lần.

Chính sự kết hợp ba tầng mà tôi luôn đạt giá nhập thấp, đồng thời kiểm soát food cost chặt, không bị “chợ đội giá” điều khiển.

Bảng điểm NCC: chấm hạng nguồn hàng nhà hàng

Tiêu chí	Trọng số	Điểm A	Điểm B	Điểm C
Giá vs báo giá thực phẩm sỉ thị trường	30%	9	7	5
% tươi sạch (test)	20 %	8	6	4
Cam kết công nợ	15%	9	5	5
Thứ hạng hỗ trợ kiểm soát food cost	20%	8	6	4
Thái độ & giao đúng giờ	15 %	9	7	5

Nhà cung cấp điểm ≥ 8 được gắn sao “đối tác nguồn hàng nhà hàng tuyệt vời”; < 6 xuống hạng dự phòng. Việc chấm hạng này cứu tôi khỏi phụ thuộc một mối và duy trì tìm nguồn hàng mới liên tục.

Mẫu hợp đồng mini (bản cam kết)

• Mục 1: cam kết giá ổn định ≥ 4 tuần; nếu báo giá thực phẩm sỉ giảm, giá giao điều chỉnh.
• Mục 2: công nợ 15 ngày, sau 3 lô đúng chuẩn nâng 30 ngày.
• Mục 3: phạt 5 % đơn nếu chất lượng khiến tôi vượt ngưỡng kiểm soát food cost.
• Phụ lục: kê mã QR lô hàng, đảm bảo truy xuất – tạo điểm nhấn minh bạch cho nguồn hàng nhà hàng.

Số hoá kho: Google Sheets đến Airtable và Techres

1. Google Sheets cơ bản

• Cột nhập, xuất, tồn; conditional format báo đỏ > 30 % kiểm soát food cost.
• IMPORTHTML tự động lấy báo giá thực phẩm sỉ từ website chợ.

2. Airtable nâng cao

• Kanban “chờ giao – đã giao – test QC” giúp tìm nguồn hàng mới xem dòng cung ứng real‑time.
• Trigger email: khi tồn < 3 ngày, gửi yêu cầu tới top NCC hạng A.

3. Techres – phần mềm quản lý toàn diện F&B

• Đơn giản
• Trực quan
• Tự động hoàn toàn

Nhờ quy trình, nguồn hàng nhà hàng của tôi luôn đủ 5 ngày tồn, không đứt.

Kịch bản đàm phán “3 cú nén giá”

1. So giá thị trường: in bảng báo giá thực phẩm sỉ 3 mối, đặt cạnh.
2. Cam kết volume: “30 kg/ngày = CK 9%” – con số thuyết phục.
3. Đòn “cửa sau”: sẵn sàng khoe 2 nguồn dự phòng; seller sợ mất spot “đầu bếp A Đoài”, hạ giá.

Tôi đã kéo 8% chiết khấu + công nợ 30 ngày nhờ 3 cú nén, giảm Food Cost 1,7%, đẩy kiểm soát food cost xuống 27%.

Audit định kỳ để duy trì nguồn hàng nhà hàng đỉnh

• Tháng: test vi sinh 1 mẫu/ngày.
• Quý: review % trả hàng; nếu > 3 %, hạ NCC xuống B.
• Năm: ghé farm & chợ; trực tiếp tìm nguồn hàng mới.

Dòng kiểm soát này biến chuỗi cung ứng thành “máy bơm” nguyên liệu sạch – nền móng thương hiệu.

Kế hoạch 30 ‑ 60 ‑ 90 ngày cho nguồn hàng nhà hàng bền vững

Mốc	Việc cần hoàn tất	Liên quan từ khóa
30 ngày	Hoàn tất tìm nguồn hàng sơ bộ tại 2 chợ đầu mối, nhận 15 báo giá thực phẩm sỉ, test mẫu 5 lô	Thiết lập file kiểm soát food cost
60 ngày	Chốt 3 nhà cung cấp cấp A, ký hợp đồng, tải bảng giá vào dashboard nguồn hàng nhà hàng	Food Cost tạm ổn 28 %
90 ngày	Đánh giá lại: loại NCC hạng C, bổ sung 1 farm hữu cơ, giữ Food Cost < 30 %	“Kho” nguồn hàng nhà hàng ổn định

Sau 90 ngày, chuỗi nguồn hàng nhà hàng  đã đủ sâu để mở rộng chi nhánh mà không vỡ hệ thống kiểm soát food cost

FAQ – Câu hỏi A Đoài thường gặp

Q1. Tại sao phải có ít nhất 3 nhà cung cấp cho cùng một mặt hàng?

Để tìm nguồn hàng đa kênh, so sánh báo giá thực phẩm sỉ liên tục và tránh “gậy độc quyền”, đồng thời bảo hiểm chuỗi nguồn hàng nhà hàng 

Q2. Thế nào là mức “đỏ” trong kiểm soát food cost?

Trên 30 % ba tuần liên tiếp – nghĩa là quy trình nguồn hàng nhà hàng đang rò rỉ, phải siết định mức & rà lại báo giá thực phẩm sỉ

Q3. Bao lâu test vi sinh một lần?

Mỗi lô thủy hải sản cấp đông mới; tối thiểu 1 mẫu/tuần để nguồn hàng nhà hàng luôn đạt chuẩn.

Hành động ngay để khoẻ nguồn hàng nhà hàng

Kết luận – Từ “phập phồng giá chợ” đến hệ thống mặt kho lạnh sinh lợi

Nếu bạn nắm:

• Kỹ thuật tìm nguồn hàng 3 kênh,
• Cách sàng báo giá thực phẩm sỉ khoa học,
• Phương pháp test mẫu & đàm phán giảm 8 %,
• Và dashboard kiểm soát food cost luôn báo xanh,

thì bạn đã sở hữu trái tim vận hành của quán: nguồn hàng nhà hàng. Bài học 10 năm cho thấy: menu có thể thay, décor có thể đổi, nhưng nguồn hàng nhà hàng minh bạch – ổn định mới nuôi sống thương hiệu lâu dài.

“Nhập đúng – lãi bền. Nhập sai – lỗ triền miên.”

Hãy bắt tay tối ưu nguồn hàng nhà hàng ngay hôm nay – trước khi giá chợ nhảy & Food Cost vượt ngưỡng. Khi tìm nguồn hàng thành kỹ năng, bạn sẽ tự tin mở thêm chi nhánh và vẫn duy trì kiểm soát food cost dưới 30%, vững chân trên đường dài F&B.

Khi đã nắm chắc bộ “vũ khí” tìm – test – thương lượng – theo dõi, bạn sẽ chuyển đổi triệt để cách tiếp cận nguồn hàng nhà hàng: từ phụ thuộc vào may rủi sang làm chủ cuộc chơi.

Bảng báo giá thực phẩm sỉ minh bạch, quy trình tìm nguồn hàng đa kênh và dashboard kiểm soát food cost trực quan không chỉ bảo vệ biên lợi nhuận, mà còn nâng tầm thương hiệu của bạn trong mắt thực khách – những người ngày càng coi trọng tính minh bạch và an toàn thực phẩm. Hãy áp dụng ngay kế hoạch 30‑60‑90 ngày, rà soát lại các nhà cung cấp và mạnh dạn thương lượng để cắt giảm chi phí nguyên liệu.

Bởi lẽ, khi “đầu vào” được khóa chặt, “đầu ra” doanh thu sẽ mở toang: quán của bạn không chỉ đứng vững trên thị trường cạnh tranh khốc liệt, mà còn sẵn sàng nhân rộng mô hình với nền móng tài chính khỏe mạnh. Nói cách khác, làm chủ nguồn hàng nhà hàng hôm nay chính là đặt nền vững chãi cho đế chế ẩm thực ngày mai.

Nguồn hàng nhà hàng khoẻ, quán mới sống khoẻ – chúc bạn thành công!

Link bài viết “” xem tại: https://techres.vn/nguon-hang-nha-hang/

 

NHỮNG BÀI VIẾT TRONG CHUỖI

• Tổng quan chung vấn để gặp phải
• Tập 1: Săn Mặt Bằng Vàng
• Tập 3: Concept & Décor Chạm Đỉnh
• Tập 4: Checklist Vận Hành Chuẩn
• Tập 5: Soft-Opening Test Run
• Tập 6: Grand Opening Hoành Tráng
• Tập 7: Pháp Lý & Audit Sâu
• Tập 8: Vận Hành Tối Ưu & KP
• Tập 9: Marketing & Giữ Chân
• Tập 10: Nhân Bản & Scale-Up