Ba năm trước, nhiều người coi thuế thương mại điện tử là thứ gì đó còn xa. Tháng Bảy năm nay, khái niệm ấy “hạ cánh” ngay ví tiền người bán. Bất kể bạn đang đẩy đơn trên một sàn thương mại điện tử hay vận hành bếp nóng trên GrabFood, ShopeeFood hay BeFood – giây phút đơn hàng chạm trạng thái “thành công”, hệ thống sẽ tự động thực hiện khấu trừ và nộp thay thuế.
Thay đổi này không phải lời đồn. Nó được gói trong Nghị định 117 – vạch quyền, nghĩa vụ của nền tảng; mở rộng bởi Thông tư 40/2021 – hướng dẫn tỷ lệ thuế; và khoá chặt bằng Nghị định 70, buộc mọi giao dịch phải đi kèm xuất hóa đơn điện tử. Nếu bán hàng mà chưa hiểu các tầng quy định mới, rủi ro không chỉ là tiền phạt – đó còn là mất quyền hoàn thuế, mất lòng tin nhà cung cấp, và thậm chí “đứt” dòng vốn ngân hàng.
Bài viết này dùng lăng-kính hai lớp: trước hết phân tích doanh thu tính thuế theo từng mô hình; kế đó bóc tách luồng chứng từ, hóa đơn, hoàn tiền. Mục tiêu cuối cùng là biến lý thuyết thành lộ trình hành động rõ ràng cho cá nhân/hộ kinh doanh.
Khung pháp lý: từ Thông tư 40 đến Nghị định 117
Chuỗi thời gian
- 6/2021: Thông tư 40/2021 xuất hiện, lần đầu xếp đặt tỷ lệ VAT và TNCN cố định cho hộ kinh doanh bán qua mạng
- 20/3/2025: Nghị định 70/2025/NĐ-CP được ban hành (có hiệu lực từ 01/6/2025), quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ, bao gồm cả hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- 12/2024: dự thảo Nghị định 117 hoàn thiện, trao quyền thu – nộp cho nền tảng.
- 1/7/2025: chính thức kích hoạt; mọi nền tảng số phải thu hộ thuế thương mại điện tử.
Đối tượng
- Cá nhân cư trú trong nước bán hàng trên Shopee, Lazada, Tiki, GrabFood…
- Cá nhân không cư trú nhưng có shop ảo phục vụ thị trường Việt Nam.
- Hộ kinh doanh truyền thống “nhảy” lên app.
Tất cả cùng chung một điểm: khấu trừ và nộp thay thuế ngay khi nền tảng chốt đơn.
Doanh thu tính thuế: con số tuyệt đối, không chừa chi phí
Cơ quan thuế nhìn sửa chữa giá như nhìn sa mạc: không thấy bóng mát để “lách”. Doanh thu tính thuế = giá món/giá sản phẩm niêm yết trước khi trừ phí vận chuyển, hoa hồng sàn, trợ giá, mã giảm, hoặc bất kỳ ưu đãi nào.
Giả sử tháng 5, cửa hàng “Mì Vằn Thắn Xanh” trên ShopeeFood có 2590 đơn, giá trị gộp 259 000 000 đ. ShopeeFood khấu trừ 45 000 000 đ gồm phí nền tảng, phí ship hỗ trợ, khuyến mãi Flash Sale, chủ quán thực nhận 214 000 000 đ. Tuy nhiên, VAT và TNCN đều áp dụng trên 259 000 000 đ.
Với sàn thương mại điện tử bán áo thun, kịch bản không khác. Ta cần ghi nhớ: phí là chi phí kinh doanh, không phải yếu tố giảm doanh thu tính thuế.
Bảng thuế suất: phân nhóm hàng – dịch vụ – vận tải
| Nhóm hoạt động | Thuế giá trị gia tăng (VAT) | Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) – cư trú | Thuế thu nhập cá nhân – không cư trú |
| Bán hàng hóa vật lý trên sàn | 1% | 0,5% | 1% |
| Dịch vụ ẩm thực trên app giao đồ ăn | 3% (nhiều tỉnh áp dụng 5% khi thức uống kèm rượu) | 1,5% – 2% | 5% |
| Vận tải – ship riêng hoặc dịch vụ gắn hàng hóa | 3% | 1,5% | 2% |
Khi cửa hàng vừa bán hàng hoá (kẹo đóng gói) vừa bán dịch vụ (set buffet ăn tại chỗ nhưng đặt qua app), nền tảng sẽ tách hai dòng doanh thu tính thuế riêng, áp hai tầng VAT – TNCN khác nhau.
Khấu trừ và nộp thay thuế: dòng tiền chớp mắt
Đơn hàng ghi “thành công” lúc 10 h 05. Hệ thống nền tảng:
- Khoá doanh thu tính thuế.
- Trích VAT đúng thuế suất bảng trên
- Trừ TNCN theo nhóm cư trú/không cư trú.
- Đẩy phần còn lại vào ví người bán.
Không còn khái niệm đợi cuối tháng tự kê khai. Điều này giúp Nhà nước thu ổn định, song buộc cá nhân/hộ kinh doanh phải thường trực theo dõi báo cáo nền tảng để phát hiện chênh lệch khấu trừ.
Xuất hóa đơn điện tử: tuyến chứng từ bắt buộc
Khi nào phải xuất?
- Thời điểm xuất hóa đơn đồng bộ với chuyển giao quyền sở hữu: “giao thành công” hoặc “shop tự giao thành công” với đơn COD nội bộ.
- Nếu nền tảng cung cấp chức năng ủy quyền xuất hóa đơn, nhà bán nên kích hoạt để giảm rủi ro quên chứng từ.
Chi tiết cấu trúc file
Một file XML chuẩn hóa gồm: mã cửa hàng, mã đơn hàng, chi tiết món, thuế suất, tổng tiền, dòng thuế đã khấu trừ và nộp thay thuế. Lưu tệp gốc tối thiểu 10 năm dù chỉ là cá nhân/hộ kinh doanh.
Đơn hoàn – đổi món
- Khách hủy trước khi tài xế giao, trạng thái đơn hàng chuyển “hoàn” → không lập hóa đơn.
- Khách hoàn sau khi nhận, shop phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm ghi rõ mã đơn hàng gốc, số tiền giảm. Đây cũng là chứng từ gốc nếu sau này xin hoàn thuế.
Hoàn thuế: lộ trình cho doanh thu dưới 100 triệu/năm
Luật cho phép cá nhân/hộ kinh doanh có tổng doanh thu năm ≤ 100 000 000 đ (sang 2026 nâng mốc 200 000 000 đ) nộp hồ sơ hoàn toàn bộ VAT và TNCN đã bị khấu trừ. Các bước:
- Tải toàn bộ hóa đơn XML + sao kê nền tảng, gộp file zip.
- Lập mẫu CTT25 (tờ khai đề nghị hoàn) trên cổng thuế.
- Nộp online, đính kèm zip, ký số.
- Theo dõi thông báo xử lý – tối đa 15 ngày làm việc.
Mấu chốt là xuất hóa đơn điện tử đầy đủ; thiếu file XML tương đương hồ sơ không hợp lệ.
So sánh song song: sàn TMĐT và app giao đồ ăn
| Góc nhìn | Sàn TMĐT | App giao đồ ăn |
| Bản chất sản phẩm | Hàng tiêu dùng, thời trang, đồ gia dụng | Món ăn, combo dịch vụ bếp + giao |
| Khung thuế | 1 % VAT – 0,5 % TNCN | 3 % VAT – 1,5 % TNCN |
| Phí nền tảng | Thường 8 – 12 % | 20 – 30 % (đã gồm ship) |
| Rủi ro chứng từ | Hủy đơn, hoàn kho | Bữa ăn đổi món, khách trả vì nguội |
| Ẩn thông tin khách | Ít khi ẩn | Thường chỉ cho số điện thoại ảo → ẩn thông tin người mua |
| Giải pháp | Ghi rõ sản phẩm, SKU | Ghi “Khách app” + mã đơn hàng trên hóa đơn |
Công cụ hỗ trợ & tích hợp API
- Phần mềm kế toán Nhanh.vn, KiotViet, MISA có mô-đun kết nối Shopee/Open API của GrabFood. Khi đơn “đã giao”, hệ thống tự sinh xuất hóa đơn điện tử, tự đánh dấu thuế thương mại điện tử đã bị khấu trừ và nộp thay thuế.
- Add-on Google Sheets miễn phí “Tax Checker” quét báo cáo, tô màu đỏ đơn nào thiếu XML.
- Dashboard Data Studio gộp nhiều sàn: cột “doanh thu tính thuế”, cột “VAT”, cột “TNCN”, cột “phí nền tảng”. Nhờ vậy chủ quán thấy ngay biên lợi nhuận sau thuế.
Ba kịch bản điển hình
Quán cà phê ngoại ô, doanh thu 80 triệu/năm
- Bị trừ 1 200 000 đ VAT + 600 000 đ TNCN.
- Hoàn tất năm 2025, nộp hồ sơ hoàn, nhận lại trọn 1 800 000 đ.
Shop quần áo livestream, doanh thu 1 tỷ
- Thuế phải nộp: 10 000 000 đ VAT + 5 000 000 đ TNCN.
- Doanh thu lớn, ngân hàng chấp thuận vốn lưu động nhờ báo cáo thuế minh bạch.
Nhà hàng sushi, doanh thu 6 tỷ qua app giao đồ ăn
- VAT 180 000 000 đ, TNCN 90 000 000 đ.
- Nhờ theo dõi doanh thu tính thuế và thương lượng lại phí nền tảng, nhà hàng giảm chi phí 4 %, bảo toàn biên lợi nhuận.
Rủi ro, lỗi thường gặp và cách vá
- Không tải hóa đơn điều chỉnh giảm khi hoàn món → mất quyền khấu trừ chi phí.
- Tự ý “gom” phí ship rồi giảm khỏi doanh thu tính thuế nội bộ → lệch số so với báo cáo sàn, nguy cơ truy thu.
- Ghi sai thời điểm xuất hóa đơn (lùi ngày) → bị xử phạt hành chính 4 – 8 triệu.
- Sai nhóm thuế suất: tính 1 % VAT cho dịch vụ ăn uống → thiếu thuế, bị tính phạt + 0,03 %/ngày.
Lời kết: dịch chuyển sang minh bạch
Từ 1/7/ 2025, sân chơi online chính thức đóng cổng “mở ngoặc” với thuế. Chỉ những cửa hàng biết tôn trọng thuế thương mại điện tử, hiểu đúng khấu trừ và nộp thay thuế, quản chặt doanh thu tính thuế, thành thạo xuất hóa đơn điện tử mới bền vững. Thuế không còn là gánh nặng nếu được coi là chi phí hiển nhiên: bạn hạch toán ngay giá bán, tối ưu thực đơn, chọn khung khuyến mãi thông minh.
Khi nền móng sổ sách vững, mọi cánh cửa tín dụng, hợp tác và mở rộng kênh bán đều trở nên nhẹ nhàng. Hãy coi tháng Bảy như dấu mốc trưởng thành của kinh doanh online: tạm biệt thời “siêu lợi nhuận vì quên thuế”, bước vào kỷ nguyên minh bạch, dài hơi và đáng tin cậy.
Link bài viết “Cẩm Nang Thuế Thương Mại Điện Tử Toàn Tập Cho Cá Nhân/Hộ Kinh Doanh Bán Hàng Online Và Chủ Quán App Giao Đồ Ăn” xem tại: https://techres.vn/thue-thuong-mai-dien-tu/
>> Tải Nghị định 70/2025/NĐ-CP tại đây
