Có một buổi sáng nọ, trong quán ăn nhỏ của tôi, một khách quen ghé lại. Ăn xong, anh ấy cười, đặt tiền mặt lên quầy rồi nói như mọi khi:
“Không cần hóa đơn đâu em, khỏi phiền.”
Tôi gật đầu, mỉm cười… nhưng rồi dừng lại vài giây. Bởi vì trong đầu tôi, một câu hỏi lại lặp đi lặp lại như tiếng máy photocopy quen thuộc ở tiệm kế bên:
“Khách không cần hóa đơn thì… mình có cần xuất không?”
Câu hỏi ấy, tôi tin, không chỉ là của riêng tôi. Nó là điều mà hàng ngàn người bán hàng, chủ quán, nhân viên thu ngân đang thắc mắc mỗi ngày.
Nhiều người bán thắc mắc: khách không hỏi thì thôi?
Câu chuyện bắt đầu đơn giản như thế. Một người bán hàng, một giao dịch nhỏ. Khách không cần hóa đơn, ta cũng thấy… chẳng cần làm gì thêm. Tiết kiệm vài thao tác, đỡ bấm máy, khỏi mất thời gian.
Nhưng bạn biết không, chính sự đơn giản ấy đôi khi lại dẫn đến những rắc rối không ngờ.
Không ít người nghĩ rằng, nếu khách không yêu cầu thì việc xuất hóa đơn là không cần thiết. Nhưng câu hỏi thật sự không nằm ở chỗ “khách có đòi hỏi không”, mà là pháp luật có yêu cầu không.
Luật không dựa trên việc khách có yêu cầu hay không
Luật chưa từng dựa vào “ý kiến khách hàng” để quyết định nghĩa vụ của người bán. Dù bạn bán bún bò, cà phê, giày dép hay cả dịch vụ cho thuê máy photocopy – cứ có phát sinh giao dịch, là phải có hóa đơn điện tử.
Cụ thể, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ:
“Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt khách có yêu cầu hay không.”
Vì vậy, việc “khách không cần hóa đơn” không đồng nghĩa với “mình được phép không xuất”.
Khi nào bắt buộc phải xuất hóa đơn? (Dù khách không cần hóa đơn)
Câu trả lời ngắn gọn là: mọi lúc có giao dịch.
- Khách ăn tại quán, ship mang về, mua tại cửa hàng, thanh toán online – đều phải xuất
- Dù là app GrabFood, ShopeeFood, BeFood, khách lướt AppFood và đặt – cũng phải xuất hóa đơn điện tử trên AppFood
Ngay khi bạn thu tiền, giao sản phẩm hay dịch vụ, nghĩa vụ xuất hóa đơn đã bắt đầu. Không chờ đợi. Không lý do.
Nếu không xuất thì ghi nhận doanh thu thế nào?
Bạn có thể nghĩ rằng không xuất hóa đơn thì doanh thu vẫn… nằm đâu đó trong sổ tay, file Excel hay trí nhớ. Nhưng thuế không nhìn thấy những gì bạn ghi tay.
Doanh thu không có hóa đơn là doanh thu “chưa khai báo”. Nếu sau này bị cơ quan thuế kiểm tra, bạn không chỉ phải giải trình mà còn có thể bị truy thu, phạt tiền, thậm chí đình chỉ hoạt động.
Nếu khách yêu cầu sau giao dịch thì xử lý sao?
Một tình huống thực tế: Khách ăn hôm qua, hôm nay gọi lại bảo cần hóa đơn để thanh toán công ty. Bạn có xuất được không?
Có, nhưng với điều kiện:
- Có chứng từ giao dịch
- Thời điểm lập hóa đơn không quá hạn luật cho phép
- Nội dung hóa đơn phải khớp với thực tế
Nếu bạn đã xuất hóa đơn điện tử trên AppFood hoặc dùng phần mềm kế toán kết nối trực tiếp với Tổng Cục Thuế, thì mọi việc dễ hơn rất nhiều.
Có thể chủ động xuất mà không cần khách yêu cầu không?
Không chỉ có thể – mà bạn nên làm vậy.
Việc chủ động xuất hóa đơn cho mỗi đơn hàng sẽ giúp bạn:
- Ghi nhận doanh thu đúng, đầy đủ
- Giảm thiểu rủi ro bị phạt, bị truy thu
- Tạo sự chuyên nghiệp và minh bạch
Không cần đợi khách hỏi. Hãy làm trước. Làm đúng, làm đủ, làm sớm.
Tránh rủi ro: Xuất hóa đơn sớm để tránh bị phạt
Chúng ta không nói chơi. Phạt chậm lập hóa đơn, không lập hóa đơn có thể từ 4 triệu đến 20 triệu đồng, tùy theo mức độ và số lượng vi phạm.
Và bạn có thể không tin, nhưng một quán ăn nhỏ ở quận 10 đã từng bị truy thu 35 triệu đồng – chỉ vì không xuất hóa đơn cho các đơn mang về mỗi ngày. Họ nghĩ “khách không cần hóa đơn” là đủ. Nhưng luật lại không nghĩ vậy.
Kết hợp phần mềm tự động hóa quy trình
Chúng tôi – những người từng chật vật với việc viết tay hóa đơn, hiểu rõ giá trị của việc tự động hóa.
Ngày nay, các nền tảng như Techres ERP hoặc các ứng dụng xuất hóa đơn điện tử trên AppFood đều hỗ trợ bạn:
- Tự động xuất hóa đơn khi có đơn hàng
- Lưu trữ lịch sử hóa đơn – tra cứu nhanh, gọn
- Kết nối trực tiếp Tổng Cục Thuế – đúng chuẩn quy định
Chỉ cần cấu hình một lần, phần mềm sẽ lo phần còn lại.
Trường hợp thực tế bị kiểm tra vì không xuất
Một tiệm máy photocopy ở Bình Thạnh từng nghĩ rằng: “dịch vụ nhỏ, thu tiền lẻ, ai kiểm tra làm gì.”
Thế rồi, trong một lần kiểm tra ngẫu nhiên, cơ quan thuế yêu cầu cung cấp hóa đơn cho các giao dịch trong 3 tháng. Chủ tiệm không có. Kết quả: bị xử phạt và yêu cầu nộp bổ sung gần 40 triệu.
Không ai nghĩ “chuyện nhỏ” sẽ dẫn tới hậu quả lớn – cho đến khi nó xảy ra.
Kết luận: Cứ có giao dịch thì nên xuất hóa đơn
Bài học cuối cùng mà tôi nhận được từ chính công việc của mình là:
“Xuất hóa đơn không phải vì khách yêu cầu. Mà là vì bạn muốn làm ăn đường dài, minh bạch và vững vàng.”
Đừng để 3 giây bấm máy trở thành 3 tháng căng thẳng vì bị kiểm tra.
Đừng để “khách không cần hóa đơn” trở thành lý do khiến bạn bị sai luật.
Hãy chọn con đường sạch – từ những việc nhỏ nhất.
Link bài viết “Khách Không Yêu Cầu Hóa Đơn, Tôi Có Cần Xuất Không” xem tại: https://techres.vn/khach-khong-can-hoa-don/
>>> Tải Nghị định 70/2025/NĐ-CP tại đây
